大会の準備の中には、いくつかの大きな節目があります。
募集要項チラシの作製が最初の節目であり、完成すると、少しの間、準備が落ち着きます。
次の節目が、ボランティアの方向けの資料の作製です。ボランティア向けといっても、予算やボランティア名簿に始まり、すべての部署の作業内容や注意事項がすべて載っている、ナカハマ運営マニュアルといえるものです。
年々、様々な情報を追加することで厚さが増し、昨年だと77ページに及ぶ冊子となりました。これを360部作製するのですが、すべて私の自宅での印刷となります。
仕事から帰って、昨年のものに更新を加えながら、毎日少しずつ印刷。その作業を本日、開始致しました。
4月にならないと、確定しない部分もあるので、簡単な箇所からの印刷となりますが、4/19のボランティア全体会議までに完成させなければならず、約1か月間の勝負となります。
トナーだけでも10万円以上かかりますし、購入する紙の量もハンパない量ですが、それでも印刷屋さんにお願いするのよりは格段に安いです。
4月になると睡魔との戦いになりますが、それでも、大会当日にボランティアの一人一人に、口頭で説明をしている時間はありませんし、参加者と、いつどこで顔を合わせるか分かりませんから、担当部署のみのマニュアルでなく、大会全体のことが載った冊子を、全員に配布する必要があるというわけです。
一番大変な部分は、ボランティアの配置が載る名簿の部分の作製です。複数の部署に移動しながら掛け持ちをお願いをしているボランティアの方もいますし、頻繁に追加され、変更され、実行委員メンバーからその情報が集中してくるのを矛盾なく整理する作業が、とにかく大変です。
この、大きな二つ目の節目が終われば、私にとってはその年の大会も9割方終了したようなものです。
年末から、時々パソコンとプリンタの調子が悪いのがやや気かがりですが、大会当日にスムーズな運営ができるよう、頑張って印刷していきたいと思います。